این اشتباهات را هنگام توسعه سیستم‌های جدید اجتناب کنید

اگر سیستم‌های شما ساده، کارآمد و دقیق نباشند، احتمالاً زمان و هزینه خود را هدر می‌دهید و کسب‌وکارتان را در معرض خطر غیرضروری قرار می‌دهید. اگر قصد توسعه سیستم‌های جدید را دارید، باید این کار را به درستی انجام دهید. اما چگونه؟ بیایید چند مورد از رایج‌ترین اشتباهات در توسعه سیستم‌های جدید را بررسی کنیم.

«پیاده‌سازی یک سیستم جدید ممکن است ترسناک و پیچیده به نظر برسد، اما اگر از این اشتباهات دوری کنید، می‌توانید خود و کسب‌وکارتان را برای موفقیت آماده کنید.» – کوین شولر

اشتباهات رایج در توسعه سیستم‌ها

#1: نادیده گرفتن طبیعت انسانی

بیشتر افراد از تغییر خوششان نمی‌آید. یادگیری سیستم‌های جدید جریان روان فعالیت‌های روزمره آن‌ها را مختل می‌کند، حتی اگر فرآیندهای قبلی بسیار ناکارآمد و وقت‌گیر باشند. اگر می‌خواهید مهاجرت به سیستم جدید موفق باشد، باید تیم خود را برای موفقیت آماده کنید! این کار را می‌توانید به روش‌های زیر انجام دهید:

• همدلی با تیم خود: مهم نیست سیستم جدید چقدر بهتر است، تغییر دشوار است. برای ناامیدی آماده باشید. با احترام و صبور باشید.
• تمرکز بر نکات مثبت: توضیح دهید که چرا این تغییر انجام می‌شود و به‌طور مداوم به مزایایی که تیم شما با سیستم جدید تجربه خواهد کرد، تأکید کنید.
• ارائه ابزارهای لازم برای موفقیت: به تیم خود آموزش و پشتیبانی لازم را برای یادگیری سیستم جدید ارائه دهید.

#2: کمبود داده‌های شفاف

بیشتر سازمان‌ها از کمبود داده‌های شفاف رنج می‌برند. این مشکل زمانی شدیدتر می‌شود که به ورود دستی داده‌ها یا سیستم‌های متعدد و جداگانه وابسته باشید. هنگام توسعه سیستم‌های جدید، این سیلوهای داده‌ای مختلف می‌توانند زمینه‌ساز اشتباهات شوند. خطاها می‌توانند دیدگاه واقعی از کسب‌وکار و نیازهای آن را مخدوش کنند. علاوه بر این، ممکن است به نقاط داده‌ای اشتباه توجه کنید. در نتیجه، نمی‌توانید به‌درستی قضاوت کنید که چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نیاز به اصلاح دارد.

راه‌حل این است که تصمیم بگیرید کدام نقاط داده‌ای از سیستم قدیمی مفید هستند و کدام‌ها صرفاً به دلیل وجود در سیستم قبلی (غیرسفارشی) حضور دارند. این کار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، زیرا افراد به این نقاط داده عادت کرده‌اند. باید توضیح دهید که چرا نیاز به تغییر معیارها وجود دارد و چگونه این تغییر می‌تواند دید بهتری به شما ارائه دهد.

#3: تلاش برای بازسازی سیستم قبلی

به یاد داشته باشید: شما سیستم قدیمی خود را به دلیلی کنار می‌گذارید. بنابراین، مگر اینکه به دلیل کاهش هزینه‌ها به سیستم جدیدی منتقل شوید، هیچ دلیلی برای بازسازی همان سیستم قبلی وجود ندارد.

سیستم‌های جدید باید نحوه کار تیم شما و پاسخگویی به نیازهای مشتریان را متحول کنند. با رشد کسب‌وکار، احتمالاً شاهد هدررفت منابع به دلیل وظایف دستی، گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها بوده‌اید. ساخت سیستم جدید فرصتی برای بازسازی این جریان‌های کاری است.

در بیشتر موارد، بهترین راه‌حل این است که از صفر شروع کنید و سیستمی مقیاس‌پذیر بسازید که نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده کند. از این فرصت استفاده کنید تا چیزی بسازید که کسب‌وکار شما را به سطح بعدی برساند. از وسوسه ایجاد نسخه‌ای بهبودیافته از سیستم‌های قدیمی خودداری کنید.

#4: فرآیندهای ساده برای سیستم‌های اشتباه

پلتفرم‌های جدید با ویژگی‌های تازه دائماً عرضه می‌شوند. برای حفظ رقابت، باید به دنبال پلتفرم‌هایی باشید که به شما برتری می‌دهند و بازگشت سرمایه (ROI) قوی ارائه می‌کنند. این کار اگر بخواهید برنامه‌ای سفارشی از صفر بسازید، بسیار چالش‌برانگیز است. هزینه توسعه برنامه‌های سفارشی همچنان بالاست. با انبوه تیکت‌ها و افزایش زمان پاسخگویی در بخش‌های IT، پذیرش ویژگی‌های جدید می‌تواند هزینه‌های زیادی داشته باشد و زمان زیادی طول بکشد.

اگر شرکتی هستید که می‌خواهید فرآیندهای ساده‌تری را پیاده کنید و در عین حال ویژگی‌های بیشتری اضافه کنید، باید به توسعه برنامه‌های کم‌کد (Low-Code) فکر کنید. کم‌کد به کاربران اجازه می‌دهد با استفاده از رابط بصری به‌سرعت برنامه‌ها را بسازند. در واقع، شما می‌توانید برنامه‌ها و ادغام‌های سفارشی را با کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) ایجاد کنید. علاوه بر این، این پلتفرم‌ها معمولاً از مدل قیمت‌گذاری SaaS استفاده می‌کنند، به این معنی که هزینه‌ها با میزان استفاده مقیاس‌پذیر هستند.

#5: ساخت راه‌حل‌ها بدون دریافت نظرات

وقتی در حال ساخت راه‌حل سفارشی هستید، ابتدا باید با افرادی که معمولاً کار را انجام می‌دهند مشورت کنید. بدون بینش آن‌ها، ممکن است زمان و هزینه خود را برای ساخت برنامه‌ای سفارشی که لازم نیست هدر دهید.

در عوض، باید مستقیماً با افرادی که فرآیندها و سیستم‌ها را به‌خوبی می‌شناسند صحبت کنید. آن‌ها به شما خواهند گفت که آیا راه‌حل شما کار می‌کند یا خیر، و به شما کمک می‌کنند نقاط شکست و ویژگی‌های گمشده را شناسایی کنید. علاوه بر این، این افراد کلیدی می‌توانند به‌عنوان «سفیران سیستم» عمل کنند و ارزش سیستم جدید را به بقیه تیم شما منتقل کنند.

#6: نبود استانداردهای نام‌گذاری

یکی از رایج‌ترین مشکلات در مدیریت داده‌ها و کیفیت آن، عدم تطابق نام‌ها برای فایل‌ها و اطلاعات است. فرصت بازمهندسی سیستم‌های موجود، فرصتی برای بازنگری در استانداردهای نام‌گذاری است. این کار به مدیریت داده‌ها کمک می‌کند و بینش‌های شفاف‌تری به شما ارائه می‌دهد.

هنگام توسعه سیستم جدید، باید زمان بگذارید و فکر کنید که چگونه عناوین را واضح، توصیفی و مختصر کنید. اگر ممکن است، از استفاده از کاراکترها یا اعداد خاص خودداری کنید. منابع زیادی برای دنبال کردن بهترین روش‌های استاندارد نام‌گذاری فایل‌ها وجود دارد. همچنین باید رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) برای استانداردهای نام‌گذاری ایجاد کنید. بحث در این مورد با تیم شما به سازمان‌دهی داده‌هایتان کمک خواهد کرد.

#7: عجله در فرآیند کشف

چه پروژه بزرگ باشد و چه کوچک، هنگام ساخت سیستم جدید باید دامنه پروژه را مشخص کنید. این به این معناست که در ابتدای کار، یک فرآیند کشف و تحقیق دقیق انجام دهید. باید جریان‌های کاری خود را به‌وضوح ترسیم کنید، با افراد مرتبط صحبت کنید و استثناها را در نظر بگیرید. عجله در فرآیند کشف ممکن است باعث شود که در میانه پروژه مجبور به گسترش دامنه کار شوید تا استثناهایی که نادیده گرفته‌اید را مدیریت کنید. ممکن است عملکردهای حیاتی را نادیده بگیرید یا بخش‌هایی از فرآیند را از قلم بیندازید.

بهترین راه برای اطمینان از یک فرآیند کشف جامع، پرسیدن سؤالات است. فرآیند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و ویژگی‌های لازم را زیر سؤال ببرید. خود را جای فردی که از نرم‌افزار استفاده می‌کند قرار دهید و سعی کنید شکاف‌ها را پیدا کنید. این فرآیند به شما کمک می‌کند نیازهای پروژه را در هر سطح بهتر درک کنید و فضایی برای استثناهایی که ممکن است فرآیند یا جریان کاری را مختل کنند، فراهم کنید.

#8: نبود بازرسی

چند وقت یک‌بار داده‌ها و سیستم‌های خود را بازرسی می‌کنید؟ مهم است که جریان‌های کاری جدید خود را بازنگری کنید، نه فقط در مرحله آزمایش و راه‌اندازی. باید به‌طور منظم سیستم‌های خود را بررسی کنید تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید و مطمئن شوید داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنند دقیق هستند. بینش‌هایی که از بهبود فرآیند هوشمند به دست می‌آورید، به توسعه سیستم‌های آینده کمک خواهد کرد. همچنین تضمین می‌کند که داده‌های لازم برای ساخت تصویر بهتری از مشتریان، تیم و نیازهای کسب‌وکار خود را دارید.

#9: توسعه بدون اهداف مشخص

اتوماسیون به‌خاطر اتوماسیون می‌تواند هدررفت بزرگی باشد. اگرچه اتوماسیون مزایای روشنی دارد، باید روی اتوماسیون فرآیندهایی تمرکز کنید که هزینه‌ها را کاهش می‌دهند و رشد را تسریع می‌کنند. این کار بدون داشتن اهداف ممکن نیست. هنگام توسعه سیستم‌های تجاری جدید، باید با ذینفعان کلیدی صحبت کنید تا مطمئن شوید تحولات فرآیند تجاری شما با اهداف شرکت هم‌راستا هستند. در غیر این صورت، ممکن است برخلاف تیم خود کار کنید یا سیستم‌هایی توسعه دهید که شما را به اهداف نزدیک‌تر نمی‌کنند. بدتر اینکه، بهبودهای فرآیند تجاری شما ممکن است منابع ارزشمندی را مصرف کند.

توسعه موفق

پیاده‌سازی یک سیستم جدید ممکن است ترسناک و پیچیده به نظر برسد، اما اگر از این اشتباهات دوری کنید، می‌توانید خود و کسب‌وکارتان را برای موفقیت آماده کنید. به یاد داشته باشید که صبور باشید، در صورت لزوم مشورت کنید و از همان ابتدا اهداف روشنی در ذهن داشته باشید. هنگامی که سیستم جدید شما با موفقیت پیاده‌سازی شد، کسب‌وکار شما به‌سرعت پاداش آن را خواهد دید.

 

منبع: iotforall